La dématérialisation est un nouveau mode organisationnel de documents pour les entreprises. Il se base sur des données écologiques, environnementales et socio-économiques pour la gestion des fichiers et des échanges internes et externes entre les services de l’entreprise, les clients et/ou les collaborateurs.

Elle s’oriente vers le numérique et la digitalisation de l’ensemble des fichiers ou documents. Elle suscite une modification dans l’organisation du management de la structure vers une communication innovante et un changement comportemental profond.

À propos de la dématérialisation 

La dématérialisation des documents est à ce jour indispensable dans la digitalisation des entreprises. Dématérialiser, c’est avoir recours à l’électronique pour faire disparaître le papier physique et avoir un gain de temps dans l’administration ou la gestion des documents quels qu’ils soient.

Les apports de la dématérialisation

Une dématérialisation n’est efficace que si elle embarque une solution de signature ou de cachetage de documents électroniques. Elle lui confère une valeur juridique.  

Parmi les différentes autres solutions ou moyens de dématérialisation, on peut compter : l’horodatage, pour accompagner une signature ou un cachet en garantissant la date et l’heure universelle à tout document. Le service de conservation à valeur probante facilite une sauvegarde sécurisée avec une valeur probatoire.

De plus, elle apporte une certaine simplicité dans la gestion du capital humain en accélérant les processus de recrutement. Elle intervient également dans la lutte contre la diffamation, les détournements de brevets dans le contexte de protection de la propriété intellectuelle. Notons aussi que l’article 1379 du code civil, décret n° 2016-1673 de 2016 exige la sauvegarde de certains documents physiques.